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Control de inventario en un restaurante

El inventario es dinero en el almacén de tu restaurante y hoy más que nunca será relevante su control

Es una realidad que en la mayoría de las veces, sobre todo en proyectos de reciente creación o incursión en el mundo de la restauración, no le damos tanta importancia al control de inventarios de los insumos. Incluso proyectos exitosos, lo podrían pasar por alto por su mismo éxito y porque la entrada de dinero es muy fluida, pero es casi un hecho que al no tener control de esta área del negocio, se fuga mucho dinero.

Es comprensible que al ser un restaurante un negocio que tiene muchas aristas que atender, podemos dar por hecho el funcionamiento del almacen. Además de que la situación económica actual y caos pandémico nos exige andar de un lado a otro para mantener nuestro restaurante funcionando. Por ello, controlar los insumos en tu inventario se vuelve muy complicado.

Muy importante recordar: Inventario= Dinero.

Algunos de los problemas comunes con el manejo de inventarios

 1.-Los empleados de tu restaurante no saben lo que realmente significa el INVENTARIO:

La fórmula para tu inventario es simple, esto es lo que debes enseñar a tus empleados:

Inventario Inicial + Compras – Inventario final = Inventario Utilizado 

Utilicemos el ejemplo con botellas de vino: Empezamos la semana con 6 botellas, compramos 12 más y terminamos con 4; es decir, 6 + 12 – 4 = 14 usadas.

Este es el principio base del Inventario ¡Sólo que en una escala mucho más grande! Quiere decir que esta semana tu ventas debe reflejar 14 botellas vendidas, así de básico.

El manejo de tu inventario del restaurante es esencial para las ganancias y pérdidas de tu negocio.

2.-El exceso del inventario es bastante común.

La principal razón es porque el personal se preocupa más por quedarse sin insumos que por tener insumos de más, compran más para evitar los problemas de quedarse sin algún producto; pero eso es como almacenar dinero en los estantes de tu restaurante, en lugar del banco o pagar tus cuentas.

Si compras 10 productos sólo para obtener uno extra, gratis, el desperdicio aumenta, esto no es ganar dinero!

Recuerda la regla 80-20, la mayoría de tus ventas provienen de un pequeño número de platillos en el menú de tu restaurante. Identifica esos platillos que te hacen ganar más y concéntrate en ellos en el inventario sin descuidar los demás.

3.-El inventario se mueve demasiado lento.

Esto es peligroso con los alimentos perecederos y común con el licor; aplica las PEPS (primeras entradas primeras salidas y coloca al frente los insumos de próxima fecha de caducidad; calcula la cantidad que tu restaurante necesitará para una semana (multiplica tus ventas por % de tus costos) y divide esto en tu inventario total.

Ejemplo, si las ventas de tu licor son $10,000 y los costos son generalmente el 40%, necesitarás $4,000 de inventario en tu restaurante a la semana. Si el inventario muestra que tienes $24,000 en total, ¡Eso te abastecería por 6 semanas!

La mayoría de los restauranteros les gusta mantener un Stock de inventario en 4 semanas o menos, así que, en este caso, tendrías que reducir el inventario de $24,000 a $16,000. ¡Eso eso es $8,000 en efectivo de regreso al banco!

Para hacer un cálculo similar con los alimentos, trabaja el número de días de inventario que tengas en tu restaurante. Sí tienes inventario para más de una semana, es necesaria una revisión; Incluso reducir un día podría ahorrar miles.

4.-La Manera de elaborar el inventario es ineficiente y rutinaria.

Hazlo un ritual, más no una religión, y si tiene que convertirse en un procedimiento de RUTINA que sea realizado en el mismo día, a la semana o al mes, y contado en el mismo orden, apóyate con formatos básico en Excel anotando en orden todos tus insumos y partiendo de tu inventario inicial.
Comprueba que el proceso sea organizado y estandarizado:

Por lo general las personas que cuenten el inventario, no deberían ser los mismos que elaboran los platillos, rota al personal para elaborarlo.

  • Siempre cuenta el inventario de tu restaurante de la misma manera, de arriba abajo, izquierda a derecha, o como sea que tu lo hagas.
  • Revisa la lista de tamaños y porciones de su inventario, por ejemplo, 2 cajas de latas no son contadas como 2 latas.
  • Compara tu inventario, por ejemplo, que los paquetes de pasta sean del mismo tamaño.
  • Ház inventario sorpresa y no olvides lo que se encuentra en producción.
  • Apóyate de algún software o tableta para agilizar el proceso.

5.-No se toma acción a los faltantes del inventario.

Cuando existen faltantes y en una segunda revisión siguen haciendo falta insumos literalmente ESTAS PERDIENDO DINERO ¿Qué haces? Muchos restauranteros pequeños y negocios familiares lo toleran, pero sin duda el problema crecerá. Otros dicen que es inevitable, o “toleran un % promedio cada vez”. Pero en realidad es una alerta muy grave para tu restaurante.

Otras puntos que debes revisar.

  • ¿ Qué pasa con los desechables, servilletas, etc?
  • ¿Estás poniendo demasiada atención a cosas que no importan? Como por ejemplo, pesando sal o especies.
  • ¿Los artículos de alto valor están guardados bajo llave, por ejemplo, azafrán, caviar, licor?
  • ¿Cuántos artículos son contados como “ igual que la última vez”

Toma acción inmediata!

¿Quién maneja el inventario? ¿Está usando un sistema para tu inventario?

Haz un inventario sorpresa! Revisa de nuevo los tickets de compras y recibe tu mismo una vez a la semana a los proveedores, que sepan que estas AHÍ!

Vivimos momentos donde se incluyen productos adicionales como las botellas de gel para desinfectar manos y todo lo referente a la sanitización de los restaurantes y son productos que aunque no son para consumo sin duda entrarán en tu inventario de compras necesarias que se tendrán que auditar para no tener fugas de dinero.

Si montaste un restaurante para hacer negocio, deberías dedicar un tiempo especial a este apartado. 

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